Zusammenfassung der Richtlinie für Hinweismanagement bei Thermondo GmbH

Zweck und Anwendungsbereich

Die Richtlinie gilt für die Thermondo GmbH und alle Unternehmen der Gruppe (über 50 % Beteiligung) („thermondo“). Sie dient der Transparenz im Umgang mit Compliance-Verstößen und zur Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes („HinSchG“) sowie des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes („LkSG“). Hinweise können auf Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien oder gegen Sorgfaltspflichten in der Lieferkette bezogen sein.

1) Compliance und Lieferkettenverantwortung

Compliance-Verstöße umfassen:

• Korruption: Annehmen oder Anbieten von Vorteilen
• Datenschutzverletzungen: Missbrauch sensibler Daten
• Diskriminierung und Mobbing: Fehlverhalten gegenüber Mitarbeitern
• Eigentumsdelikte: Diebstahl oder Fälschung

Lieferkettenverantwortung: Thermondo setzt alle Anforderungen zur Einhaltung menschenrechtlicher und umweltbezogener Pflichten um, einschließlich eines wirksamen Beschwerdeverfahrens für Hinweise auf Risiken und Verletzungen entlang der Lieferkette.

2) Hinweismanagement

Zielgruppe: Alle Mitarbeiter, Partner und Stakeholder können Verstöße melden.
Meldewege für Compliance-Verstöße und Lieferketten-Hinweise:

• Online-Hinweisgebersystem (anonym möglich)

Weitere Meldewege für Compliance Verstöße:

• E-Mail
• Post oder persönliche Gespräche
• Diskriminierungsfälle auch direkt an die Personalabteilung.

Schutz der Hinweisgeber: Hinweise werden vertraulich behandelt und von einem kleinen Kreis ausgewählter Mitarbeitenden bearbeitet, anonyme Meldungen werden nicht zurückverfolgt, und Hinweisgeber sind vor Diskriminierung geschützt. Hinweise auf Compliance-Verstöße sollen möglichst über interne Kanäle erfolgen.

3) Ablauf des Hinweismanagements

a) Vorprüfung und Kategorisierung: Eingehende Meldungen werden auf Schlüssigkeit geprüft und kategorisiert.

b) Interessenkonflikte vermeiden: Beteiligte Personen mit Interessenkonflikten werden ersetzt.

c) Zuständigkeiten für Compliance-Verstöße: Schwerwiegende Verstöße werden durch ein Compliance-Komitee (CEO, CFO, Personalleitung, Vertreter Mehrheitseigentümer) bearbeitet.

Zuständigkeiten für Lieferketten-Hinweise: Bearbeitung durch die Nachhaltigkeitsabteilung.

d) Klärung des Sachverhalts: Maßnahmen können Interviews, Datenanalysen oder Audits, auch mit Hilfe externer Beratung, umfassen.

Feedback an den Hinweisgeber erfolgt grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen (Eingangsbestätigung) und drei Monaten (Ergebnisse).

4) Abschluss der Fallbearbeitung

• Beendigung ohne Maßnahmen: Wenn keine Verstöße festgestellt werden oder der Sachverhalt unklar bleibt. Hinweisgeber und Betroffene werden entsprechend informiert.
• Maßnahmen bei Verstößen: Konsequenzen können von Abmahnungen über Schulungen bis hin zu Kündigungen oder Strafanzeigen reichen. Lieferanten können von Audits oder Vertragsänderungen betroffen sein.

5) Datenschutz und Dokumentation

• Meldungen werden drei Jahre nach Abschluss gelöscht. Nicht-personenbezogene Daten können anonymisiert zu Statistikzwecken verwendet werden.
• Die Dokumentation und Auswertung aller Fälle erfolgt im Einklang mit geltenden relevanten Gesetzen, insbesondere zum Datenschutz.

Bei Fragen und Anregungen zu thermondos Umgang mit Hinweisabgaben kann sich an ethik@thermondo.de gewendet werden.

Summary of the policy for whistleblower management at Thermondo GmbH

Purpose and scope of application

The policy applies to Thermondo GmbH and all companies in the group (over 50% shareholding) (“thermondo”). It serves to ensure transparency in dealing with compliance violations and compliance with the German Whistleblower Protection Act (Hinweisgeberschutzgesetz, “HinSchG”) and the German Supply Chain Due Diligence Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, “LkSG”). Reports can relate to violations of laws, internal guidelines or due diligence obligations in the supply chain.

1) Compliance and supply chain responsibility

Compliance violations include:

• Corruption: Accepting or offering advantages
• Data breaches: Misuse of sensitive data
• Discrimination and bullying: Misconduct towards employees
• Property offenses: Theft or forgery

Supply chain responsibility: Thermondo implements all requirements to comply with human rights and environmental obligations, including an effective complaint procedure for reports of risks and violations along the supply chain.

2) Information management

Target group: All employees, partners and stakeholders can report violations.
Reporting channels for compliance violations and supply chain concerns:

• Online whistleblower system (anonymous possible).

Further reporting channels for compliance violations:

• Email
• Mail or personal conversations.
• cases of discrimination directly to the HR department.

Protection of whistleblowers: Reports are treated confidentially and handled by a small group of selected employees, anonymous reports are not traced and whistleblowers are protected against discrimination. Reports of compliance violations should be made via internal channels wherever possible.

3) Process of the whistleblower management

a) Preliminary check and categorization: Incoming reports are checked for conclusiveness and categorized.

b) Avoid conflicts of interest: Involved persons with conflicts of interest are replaced.

c) Responsibilities: Serious violations are dealt with by a Compliance Committee (CEO, CFO, HR management, majority shareholder representative).

Responsibilities for supply chain concerns: Handled by the sustainability department.

d) Clarification of the facts: Measures may include interviews, data analyses or audits, also with the help of external consultants.

Feedback to the whistleblower is provided within seven days (confirmation of receipt) and three months (results).

4) Completion of the case processing

• Termination without action: If no violations are detected or the facts remain unclear. Whistleblowers and affected parties are informed accordingly.
• Measures in the event of violations: Consequences can range from warnings and training courses to dismissals or criminal charges. Suppliers may be affected by audits or contract amendments.

5) Data protection and documentation

• Reports are deleted three years after completion. Non-personal data can be used anonymously for statistical purposes.
• The documentation and evaluation of all cases is carried out in accordance with the relevant applicable laws, in particular data protection laws.

If you have any questions or suggestions regarding thermondo's handling of information submissions, please contact ethik@thermondo.de.